¡Qué tranquilidad da el hacer las cosas bien! Formalizar una empresa es ideal para iniciar en el mercado, y si ya empezó, estar en regla le ayudará a hacer crecer el negocio, obtener beneficios y ser parte de la competencia leal.

Aunque se trate de una tienda virtual que vende productos por redes sociales, debe cumplir con los requisitos legales. De lo contrario, se expone a sanciones por parte de las autoridades respectivas.

Pero, ¿cuáles son los pasos? ¿Por dónde empezar?

La contadora y capacitadora de PYME Nauta, Ivette Barboza, explica que la formalización incluye varias aristas, desde trámites municipales y en el Ministerio de Hacienda, hasta decisiones como el modelo de negocio, detalles que le contamos a continuación.

¿Qué debe hacer para formalizar una empresa?

1. Defina cuáles actividades va a realizar

En algunas ocasiones, queremos abarcar múltiples actividades y “hacer de todo un poco”, pero lo ideal es enfocarse para evitar descuidos dentro del negocio, de acuerdo con las recomendaciones de la asesora Barboza.

2. La pregunta del millón: ¿Persona física o jurídica?

Ahora que ya conoce cuál es esa actividad que va a realizar, debe tomar otra importante decisión, si brinda el servicio como persona física o jurídica.

Por ejemplo, si lo que quiere es ofrecer servicios de maquillaje profesional y usted es quien tiene la habilidad y herramientas para brindar el servicio, puede hacerlo como persona física.  

Esta es sin duda la forma más rápida y sencilla de ejercer el comercio, pero debe tener presente que el principal riesgo es que la persona responde con sus bienes las responsabilidades de la empresa ante proveedores, acreedores y clientes. Es decir, su responsabilidad es ilimitada.

Pero si busca asociarse con otras personas y contratar personal para ofrecer algún producto o servicio, puede ser persona jurídica. El Código de Comercio reconoce cuatro tipos de sociedades, de las cuales deberá seleccionar aquella que mejor se adapte a las características de su negocio.

¡Importante! La sociedad anónima es el tipo de sociedad más común tanto a nivel nacional como internacional y para abrirla se necesitará un mínimo de dos socios(as).

Barboza explica que, como persona física, podrá promocionarse usted como profesional en el área, mientras que como jurídica, son sus productos los que tendrán el protagonismo.

3. Inscribirse en Administración Tributaria

¿Ha escuchado mencionar “ATV” en Costa Rica? Esta es la herramienta virtual donde las personas físicas o jurídicas pueden realizar la declaración tributaria como responsabilidad de cualquier actividad económica.

Para ello, debe inscribirse en el Ministerio de Hacienda y cumplir con las obligaciones tributarias según cada período fiscal.

4. Conocer las instituciones involucradas en el camino de la formalización

• Registro Nacional: Inscribirse como persona jurídica si así lo decidió.
• Ministerio de Hacienda: Conocer a dónde pertenece la actividad. 
• MEIC: Registrarse como PYME si así lo requiere.
• Ministerio de Agricultura y Ganadería: Si la actividad pertenece a este sector, es necesario inscribirse en esta cartera.
• Municipalidad: En caso de abrir un local comercial, debe solicitar los permisos respectivos como el de funcionamiento, uso de suelo y patentes.
• Instituto Nacional de Seguros: Si va a contratar personal, deberá adquirir las pólizas que correspondan a su actividad.
• Caja Costarricense de Seguro Social (CCSS): Al igual que el anterior, es necesario asegurar a sus trabajadores y a usted como independiente.
• Ministerio de Trabajo y Seguridad Social: Realizar los respectivos trámites como empresa o persona empleadora.

5. Orden financiero

El orden de las finanzas siempre traerá buenos resultados, sea cual sea el escenario.

Por eso, la contadora recomienda verificar el cumplimiento fiscal y contar con apoyo contable para obtener informes financieros de acuerdo a los presupuestos de cada empresa.

Beneficios de formalizar su empresa

Al cumplir con las responsabilidades legales de una empresa, podrá respaldar su negocio y dar una mayor garantía a sus clientes.

Además, uno de sus grandes beneficios es que puede obtener el sello PYME otorgado por el Ministerio de Economía, Industria y Comercio (MEIC) una vez cumpla con todos los requisitos, tales como estar al día con los impuestos y la CCSS.

Una vez cuente con el sello, podrá recibir la exoneración anual del Impuesto a Personas Jurídicas.

Por otro lado, las PYMES en orden podrán participar en licitaciones públicas, obtener financiamiento y asesorías de entidades financieras como el Banco Nacional.

¡Ahora sí! Con estos pasos, ya puede proceder con la formalización de su negocio.