Prepare su empresa para los cambios de Hacienda Digital de este 2025

• Descubra cómo adaptar su PYME a un nuevo sistema tributario que exige más preparación, tecnología y control.
• Conozca los cambios clave que trae la plataforma Tribu-CR, la facturación 4.4 y cómo puede prepararse.

En 2025, las PYMES costarricenses enfrentan uno de los cambios más significativos en materia tributaria: la implementación del proyecto Hacienda Digital. Esta iniciativa, liderada por el Ministerio de Hacienda, transforma radicalmente la gestión fiscal al migrar todos los trámites a plataformas en línea como Tribu-CR, Atena y CR-Teza ¿Está su empresa preparada para este cambio?

La contadora y asesora fiscal Ivette Barboza Cascante, lo resume así: “Este cambio no solo moderniza los procesos, también redefine el rol del contribuyente. Las PYMES deben asumir mayor responsabilidad y preparación tecnológica para mantenerse al día”.

¿Qué es Hacienda Digital?

Hacienda Digital busca mejorar la eficiencia del gasto público, la recaudación tributaria y la experiencia del usuario mediante la digitalización total de los procesos fiscales. Su eje principal es Tribu-CR, un portal que reemplazará los sistemas ATV y Travi a partir del 4 de agosto de 2025 y concentrará todos los servicios tributarios en una sola plataforma.

A esto se suma Atena, que gestionará exportaciones e importaciones, y CR-Teza, que centralizará las finanzas y recursos humanos estatales. Todo ello se integrará en una Oficina Virtual (OVI) disponible 24/7.

Principales cambios para su empresa

Los cambios implementados por Hacienda Digital no son meras actualizaciones: implican una nueva forma de relacionarse con la administración tributaria. A continuación, los más relevantes para su empresa:

1. Tribu-CR reemplaza ATV y Travi

A partir de junio de 2025, todos los trámites tributarios deberán realizarse exclusivamente en Tribu-CR. Esto incluye declaraciones, pagos, notificaciones y consultas.

2. Facturación electrónica versión 4.4

La nueva versión será obligatoria a más tardar en septiembre de 2025. Incluye mejoras como identificación de clientes no contribuyentes, nuevos medios de pago, nodos adicionales en el XML y combinaciones de productos o combos.

3. Declaraciones prellenadas: 

Formularios como el del IVA vendrán con datos completados automáticamente por la plataforma, a partir de la facturación electrónica. Será responsabilidad del contribuyente verificar y confirmar su exactitud.

4. Fiscalización en tiempo real: 

Hacienda podrá cruzar automáticamente la información reportada con datos de otras entidades como municipalidades, colegios profesionales y MEIC, agilizando auditorías y detectando inconsistencias con rapidez.

5. Validación de documentos personales: 

Si su cédula fue emitida antes de septiembre de 2016, podría no tener el número requerido para crear usuario en Tribu-CR. Se recomienda verificar y, si es necesario, solicitar una nueva.

Estos cambios buscan facilitar la experiencia del usuario, pero implican una transformación profunda en la gestión contable y administrativa.

Desafíos que enfrentan las PYMES

Adaptarse a Hacienda Digital puede traer beneficios, pero también representa un reto operativo. Estos son algunos de los principales desafíos identificados:

• Brechas en formación digital: No contar con personal capacitado en normativa fiscal digital o en el manejo de plataformas tributarias.
• Infraestructura tecnológica limitada: No disponer de software de facturación actualizado o de una conexión a internet confiable para operar eficientemente en la nueva oficina virtual.
• Inversión económica: La transición puede implicar costos adicionales en asesoría contable, adquisición de software o incluso, renovación de cédulas o certificados digitales.
• Resistencia cultural al cambio: La adopción de nuevos procesos digitales puede enfrentar resistencia en equipos acostumbrados a manejar sus finanzas de forma manual o con herramientas informales.
• Dependencia de la veracidad de datos prellenados: Aunque parezcan convenientes, los formularios automáticos deben revisarse detalladamente para evitar errores o sanciones.

Es importante mencionar que el rol del contador cambiará: ya no es solo quien reporta, ahora fiscaliza, valida y previene errores. Las empresas deben coordinar ya con sus contadores antes de que lleguen las fechas clave.

¿Cómo prepararse?

Afortunadamente, existen varias medidas que su PYME puede implementar desde ya para adaptarse sin sobresaltos. Estas son algunas buenas prácticas recomendadas por Ivette Barboza:

• Forme a su equipo: Capacítese usted y su equipo a través de medios oficiales como el canal oficial de YouTube del Ministerio de Hacienda: HaciendaCR para estar al tanto de temas y cambios en materia de facturación electrónica y obligaciones fiscales. 
• Revise y actualice su información: Verifique que las actividades económicas estén alineados en Hacienda, CCSS, Municipalidad y MEIC así como los códigos CABYS utilizados en su facturación.
• Implemente software actualizado: Asegúrese de que su proveedor cuente con sistemas compatibles con la facturación electrónica 4.4 y con respaldo de soporte técnico confiable.
• Coordine con su contador: Especialmente para la declaración de IVA de julio (con vencimiento a mediados de agosto), realice pruebas de envío y validación con su equipo contable.
• Genere respaldos y mantenga documentación en orden: Ante posibles errores de migración, cuente con copias digitales y físicas de sus documentos tributarios.
• Cree su usuario en la Oficina Virtual (OVI): Este será su punto de acceso principal para todos los servicios. No espere al último momento para crearlo.
• Mantenga su deuda tributaria al día: El nuevo sistema estará diseñado para alertar y bloquear contribuyentes morosos en tiempo real.
• Verifique que su llave criptográfica esté vigente: Puede hacerlo en su sistema de facturación o consultando en el ATV.

El cambio no es opcional, pero prepararse sí lo es. Hacienda Digital representa una oportunidad para ordenar las finanzas, automatizar procesos y reducir errores, siempre que se asuma con estrategia y anticipación.

Como bien lo explicó Ivette Barboza, “El éxito de esta transición depende del nivel de preparación que tenga su empresa. La responsabilidad es del contribuyente, pero las herramientas ya están sobre la mesa”.

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