La adopción de soluciones digitales por parte de las pymes es una prioridad. Esto se reafirma según datos del Ministerio de Ciencia y Tecnología (MICIT) de Costa Rica que revelan que estas empresas aportan el 35,5% del Producto Interno Bruto (PIB) y el 33% del empleo formal en el país.
Con esta información, posiblemente usted esté preguntándose acerca de su propio nivel de madurez digital o incluso querrá empezar por saber lo básico: ¿qué es la transformación digital y cómo puede dar sus primeros pasos?
En primer lugar, la transformación digital se define como el grado de cambios exitosos hacia las tecnologías de la información y la comunicación (TIC) que usted haya efectuado en sus productos o procesos. Una empresa “madura” digitalmente es aquella que utiliza las TIC en una parte significativa de sus actividades y es capaz de cambiar sus procesos, funciones y organización para comenzar o incursionar en la digitalización.
Si todo esto le parece un poco intimidante, no se preocupe, pues puede conocer en qué estado de digitalización está su empresa con solo completar la autoevaluación en línea llamada Chequeo Digital, promovida por el Ministerio de Economía y el MICIT.
Esta herramienta, sencilla y gratuita, le permitirá obtener resultados inmediatos, además de recomendaciones personalizadas para aumentar su adopción tecnológica y fomentar sus habilidades digitales. En esta evaluación no hay resultados “buenos” ni “malos”. En cada nivel y área se le brindarán sugerencias detalladas que podrá seguir para acelerar el cambio.
Ahora que ya conoce un poco más sobre qué es la transformación digital y cómo medirla, es útil revisar algunas acciones que puede tomar de inmediato para adoptar las TIC en su empresa. A continuación, encuentra un resumen de algunas de las recomendaciones básicas del Chequeo Digital.
1. Infórmese sobre el uso de tecnologías digitales
Cuando usted adopta TICs en su empresa, puede agilizar algunas tareas, mantener un contacto eficiente con personas en diferentes lugares, buscar información fácilmente, colaborar a distancia y resguardar la gestión de documentos, entre muchos otros beneficios.
En corto tiempo, usted podrá observar que la adopción tecnológica y el fomento de habilidades digitales se verá reflejado en un aumento de la competitividad, gracias a nuevas formas de trabajar, vender y publicitar sus productos o servicios.
Recurra a páginas web, redes sociales y a los medios de comunicación nacional para estar al tanto no solo de qué es transformación digital sino de las más recientes tecnologías disponibles y oportunidades de autoformación.
2. Infórmese sobre el uso de tecnologías digitales
Es posible que descubra que su negocio necesita integrar nuevos dispositivos (computadoras, tabletas, celulares) o aplicaciones informáticas (programas, licencias de software). Sin embargo, es importante que, entre tanta variedad, seleccione la tecnología digital que sea la más pertinente para su pyme.
Puede investigar cómo han hecho otras empresas similares a la suya para transformarse digitalmente, por ejemplo. Considerando la posible inversión significativa que deberá hacer, quizás sea útil comprar equipos de bajo costo o de gama inferior, así como aplicaciones o programas informáticos gratuitos con características limitadas. Luego podrá hacer ajustes que se adapten al crecimiento del negocio con herramientas más avanzadas.
3. Mejore su manejo en el uso de tecnologías digitales
Para incrementar las posibilidades de tener éxito con la transformación digital, usted y sus colaboradores deben aprovechar para formarse o capacitarse en el uso de las TICs.
A pesar de que esto representa una inversión considerable de tiempo y superar una curva de adaptación, recuerde que en internet puede encontrar muchos recursos gratuitos que les ayudarán.
Al poner en práctica sus habilidades digitales, el uso de dispositivos tecnológicos, como smartphone y computadoras, así como de las aplicaciones y programas se irá haciendo más sencillo y ágil.
4. Fomente la presencia en línea de su pyme
cContar con una página web y redes sociales empresariales le permite a sus clientes (potenciales y actuales) encontrar toda la información acerca de su negocio. Estos canales son útiles para promover sus productos o servicios, publicar su ubicación, horario, medios de contacto y más.
Estas acciones pueden iniciar con herramientas gratuitas como directorios de empresas, mapas online, aplicaciones de ubicaciones de interés y, como se mencionó, perfiles de redes sociales.
Luego, puede invertir en medidas más avanzadas como crear una página web que permita una experiencia de navegación efectiva. También será útil contar con el apoyo de una persona para que ejecute la labor de community manager para que mantenga el contenido de sus redes sociales actualizado y una interacción viva con sus clientes.
5. Promueva su negocio utilizando medios digitales
Los medios digitales facilitan el acceso a estrategias de publicidad y promoción efectivas y más económicas que en los medios de comunicación tradicional. Las personas que busquen su producto o servicio por internet y redes sociales le podrán encontrar fácilmente.
Por medio del marketing digital también podrá anunciarse directa y proactivamente hacia personas potencialmente interesadas en su pyme, incrementando la efectividad y alcance de sus mensajes.
No es necesario contar con conocimientos técnicos para implementar una estrategia básica de promoción digital. Sin embargo, para avanzar, después podrá contar con especialistas en marketing y publicidad que lleven sus acciones y anuncios a un siguiente nivel.
Otra buena idea es implementar el marketing por correo electrónico para informar a prospectos y clientes actuales sobre determinados productos o servicios, promociones, entre otros.
6. Utilice medios digitales de comunicación con sus trabajadores
Facilite las labores de coordinación y seguimiento de su equipo por medio de herramientas digitales. Con esta acción, el aumento en los niveles de eficiencia y eficacia será muy palpable. El contacto inmediato con su equipo, sin importar que trabajen de forma remota, generará un seguimiento preciso de las tareas.
Una forma de implementación sencilla puede ser elegir una herramienta gratuita y accesible desde cualquier smartphone como WhatsApp o Telegram que haga posible enviar fotografías, documentos, hacer videollamadas y planificar la comunicación oficial con sus trabajadores desde ese medio
7.Digitalice la información y almacénela también digitalmente
Usted puede digitalizar datos como la lista de precios, registros de clientes, registros contables, entre otros. Esto facilitará su acceso, revisión y modificación y será una inversión de tiempo que valdrá la pena.
Algunas aplicaciones móviles de digitalización y escáner le serán útiles. Una meta ideal sería trabajar 100% en digital para que la información, en adelante, siempre esté disponible.
Luego, puede buscar maneras seguras de almacenarla en computadores, discos duros o nube virtual. Este proceso facilitará hacer respaldos, duplicados y transferencias a diferentes dispositivos.
Almacenar digitalmente su información requiere de dispositivos o servicios en la nube con suficiente capacidad, además de un proceso ordenado y sencillo que todas las personas puedan seguir.
Como puede observar, asumir qué es transformación digital y lo que implica para su negocio necesita un plan de trabajo a corto, mediano y largo plazo. La idea es emprender un proceso para cambiar sus tareas cotidianas y llegar a modificar las áreas del negocio gracias a las TIC. Las pymes que se embarcaron exitosamente en el proceso de la transformación digital pudieron relacionarse mejor con sus clientes, aumentar sus ventas y, por ende, sus ingresos.
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Respuestas
Saludos excelente información, muy atinada a los tiempos de cambio que se esta gestando, m. Gracias.