Resuelva las dudas de su empresa en materia laboral

Texto basado en el webinar “Resuelva las dudas de su empresa en materia laboral”, impartido por el abogado Alejandro Trejos de la empresa BDS Asesores.

1. ¿Existe una guía de contratación, por ejemplo, en la CCSS o el Ministerio de Trabajo, donde se indique costos y requisitos?

No existe una guía de bolsillo propiamente pero en los sitios web de las instituciones van a encontrar información valiosa. Por ejemplo:

• CCSS:  información sobre las cargas sociales que se deben de cancelar como empleador y como patrono.
• Ministerio de Trabajo: algunas obligaciones que como empleador se asume frente a los trabajadores.

Las cargas sociales son el pago que realizamos directamente relacionado al salario reportado de los colaboradores a la planilla de la CCSS. La composición es:

• Aportado por el trabajador(a): 10.5%
• Aportado por el patrono: 26.5%

Cabe mencionar que durante el 2020 se aprobó por parte de la CCSS una reducción en lo que se denomina “salario mínimo de reporte”, el cual es básicamente un salario de referencia que utiliza la CCSS cuando se contrata a una persona, por ejemplo, medio tiempo o durante algunas horas a la semana. 

También hay que tomar en cuenta el impuesto sobre la renta al salario. No es un costo que asume la empresa. Su aplicación depende de las bandas salariales o tramos de impuestos sobre la renta. 

El empleador está en la obligación de retener del salario de los trabajadores cuando le corresponda. En caso de que la empresa o el empleador incumpla con la retención de esos porcentajes de los salarios, la autoridad tributaria podría hacer el cobro a la empresa, no al trabajador directamente.

Adicionalmente debe considerarse la  póliza de riesgos del trabajo del INS. Esta depende de la siniestralidad, es decir, la cantidad incidentes y que tan riesgosa es la actividad a la que se dedica mi empresa, porque usualmente esta póliza corresponde a 1% de los salarios reportados al INS; sin embargo ese porcentaje podría aumentar dependiendo del grado de peligrosidad que tiene la labor que realice la empresa o en algunos casos la labor que realiza algunos de los colaboradores.

Por último, deben considerar los derechos laborales mínimos de los trabajadores:

• Aguinaldo: 8.33% del salario del trabajador(a),  se cancela antes del 20 de diciembre de cada año
• Vacaciones: el mínimo de ley vigente son dos semanas por cada 50 semanas de trabajo continuo.
• Cesantía: es un derecho que va cambiando en el tiempo conforme el trabajador gana antigüedad en la empresa.

Otros rubros a tener en cuenta:

• Salarios mínimos: que cambian anualmente por lo que es importante estar revisando periódicamente los cambios que se hacen.
• Ley contra el hostigamiento sexual en el empleo y la docencia, que establecen la obligación de tener una política sobre este tema en el centro de trabajo.
• Reforma procesal laboral, que aborda la discriminación en el empleo y procesos de contratación.

2. Si deseo calcular el equivalente al sueldo semanal, ¿cuántas semanas tendría el mes? 

El decreto de salarios mínimos estipula que hay ocupaciones que se pagan por hora, entonces el salario mínimo viene indicado en su valor por hora laborada y hay trabajos que hacen su referencia al salario de manera mensual, entonces viene un monto de salario mínimo mensual.

El problema se da cuando la empresa dice: de acuerdo al código, yo puedo escoger ese salario mensual, lo pago por semana, lo pago por quincena, lo pago por mes, y cómo convierto ese salario al valor que estoy buscando, entonces en realidad la forma más sencilla de hacerlo es que partimos de que el salario mensual cubre los 30 días del mes.

La forma más sencilla es esa, dividir el salario mensual entre 30, dado que el salario mensual incluye la remuneración de los días de descanso, y partimos que hay 4 días de descanso al mes, 1 por semana, y los salarios que se pagan por semana no incluyen esa remuneración de los días de descanso por lo tanto se calculan sobre base 26 , es decir se cubren o se remuneran 26 días al mes.

Dividirlo por 4.33 o por 4.4 es una práctica que hemos visto en algunas empresas, sin embargo no se relaciona al tema del salario diario del trabajador o cuántos días al mes está remunerado.

3. ¿Es verdad que si se paga un salario mayor al mínimo, no se está obligado a hacer aumento anual de salarios?

Es correcto. 

4. ¿Es arriesgado contratar menores de edad en el área agrícola?

Luego de la aplicación de varios convenios a nivel de la Organización Internacional del Trabajo, en Costa Rica es total y absolutamente prohibido contratar menores de 15 años de edad, en cualquier ocupación de la que se trate, sea temas agrícolas, comerciales, servicios o cualquier otro.

Los menores que se encuentran en el rango por encima de los 15 años hasta los 18 años pueden trabajar. Sin embargo, ahí aplica el Código de la niñez y adolescencia que establece algunas condiciones especiales de trabajo, precisamente para ajustarlas a su condición de adolescentes. 

Una persona en el rango de 15 a 18 años, no puede trabajar jornadas nocturnas, no se le permite trabajar jornadas extraordinarias, esas personas evidentemente no pueden prestar servicios en labores que sean insalubres o peligrosas, o lugares que les expongan, por ejemplo, a un ambiente social viciado o de algún tipo de riesgo y de ahí es importante tener en mente este límite de los quince años; para abajo de los quince, completamente prohibido.

Por encima de los quince, podemos contratar con algunas limitaciones, aprovecho también para mencionar, que es muy común ver en los procesos de contratación que empresas que se enteran o saben de estas limitaciones, entonces dicen sí vamos a buscar, por ejemplo, un empacador.

Y entre los requisitos del  puesto solicitan que sea mayor de dieciocho años, para que trabaje jornadas extraordinarias, en la noche. 

De acuerdo a las modificaciones a las reformas que mencionamos antes, sobre temas de discriminación, pues técnicamente yo no podría excluir a un mayor de quince años, menor de dieciocho por un tema de edad, si voy a querer enfocarme en contratar a un menor de edad tendría que ser la razón fundamentada en que las labores que se van a desarrollar no son incompatibles con una persona de esa edad.

Por ejemplo, hablemos de una persona que va a trabajar en una bodega. Sin duda, tendrá que alzar ciertos pesos considerables o que va a estar expuesto a ciertos tipos de peligros, materiales, químicos, en fin, todos estos tipos de temas, no son compatibles con un menor de edad, y por tanto cuando yo haga la inclusión, no se debe a un tema edad sino básicamente a la necesidad de que el puesto pueda cumplir con ese tipo de labores.

5. ¿Qué clase de contrato debemos hacer a las nuevas personas que se empleen ya que con esto de las medidas sanitarias, no se sabe si se vuelve a cerrar el comercio y en estos momentos no se puede comprometer en contrataciones fijas?

Los contratos de trabajo podemos clasificarlos en dos tipos: 

• el contrato de trabajo por tiempo indeterminado
• el contrato de trabajo por tiempo determinado: se pueden firmar por un máximo de doce meses y es necesario tenerlo por escrito como respaldo. Se puede contratar una persona por 2 o 3 meses y posteriormente irle haciendo renovaciones mientras no se pase del tope anual.

6. ¿Qué limitantes tiene una empresa para modificar las condiciones laborales en un contrato verbal, por ejemplo, cambio de funciones, pago de comisiones por ventas, cambio de puesto, etc?

Que exista un contrato de trabajo verbal no implica que no existe un contrato. El Código de trabajo presume la existencia de un contrato de trabajo entre una persona que presta un servicio y otra que le paga por ese servicio, aunque no se haya firmado nada. Sin embargo la recomendación es registrar en un contrato escrito las condiciones pactadas en todos los casos. 

Muchas empresas tienen cierto temor o cierto recelo a firmar un contrato de trabajo porque piensan que lo que se firmó  no se puede cambiar pero sí es posible reservando en contrato el derecho de hacer ciertos cambios o ajustes.

Por ejemplo, en el cambio de funciones, por un principio de buena fe, los trabajadores están obligados a desarrollar aquellas labores que sean compatibles con el puesto para el que fueron contratados.

El problema es que a veces se contrata una recepcionista, llega una carga importante a la empresa y se quiere poner de bodeguera a descargar el camión. Entonces, el principio de buena fe no da para que la recepcionista termine haciendo también de bodeguera. 

Pero que la recepcionista pueda servir un café, atender el teléfono, sacar unas fotocopias, si bien tal vez no están en el contrato esas labores expresamente enlistadas en el contrato, son labores compatibles con el puesto y se entiende que la persona podría realizarlas. Es recomendable incluir en el contrato escrito la frase “el trabajador o trabajadora reconoce que además de las labores propias del puesto está obligada a desempeñar las que sean compatibles con esa posición”. 

Cuando se trata de salarios, los cambios representan un problema cuando son hacia abajo. 

Cuando se trata de comisiones es importante que cuando se vayan a definir se reserven la posibilidad de cambio. Lo ideal sería que se especifique que las comisiones serán comunicadas por la empresa y tendrán una validez de, por ejemplo, 1 año o de 6 meses, y que serán revisadas y comunicadas reservando la empresa el derecho de modificarlas hacia arriba o hacia abajo de acuerdo a las condiciones del mercado.

Y en cuanto a cambio de puesto, si en el contrato no se reservó el derecho de hacer esos cambios, vamos a tener que aplicar lo que los abogados llamamos un adendum, que es una modificación al contrato de trabajo. Usualmente con 2 párrafos ya es más que suficiente pero lo que tiene que quedar ahí constando es que ambas partes están de acuerdo en cambiar la condición original del contrato.

En materia laboral hay cuatro cosas que una empresa no puede cambiar de forma unilateral en el contrato de trabajo:

1. el salario hacia abajo
2. la jornada
3. la jerarquía hacia abajo
4. el lugar de trabajo

7. Si un trabajador labora un sábado obviamente se le pagan extras, mi duda es si se paga a tiempo y medio o medio tiempo..

El código de trabajo indica que la jornada ordinaria diurna es de 8 horas al día y 48 a la semana; siendo que se trabajan 6 días, usualmente de lunes a sábado, y se entiende el día domingo como día de descanso. 

La jornada acumulativa implica que en lugar de trabajar las 48 horas de lunes a sábado, se va a trabajar unas horas más cada día de lunes a viernes para no trabajar el sábado, pero ya las horas del sábado se trabajaron. 

Si se necesita que una persona trabaje el sábado, entonces como las horas del sábado ya las había trabajado entre semana, desde la hora 1 hasta la hora que me toque trabajar ese día van a hacer horas extra y se van a 1,5.

8. Respecto a las horas extras, ¿Puedo obligar al personal a trabajar un par de horas extras o el colaborador decide si quiere o no hacer la hora extra?

No está claro a nivel del Código de trabajo cuando se vuelve definitivamente una obligación del trabajador(a) quedarse trabajando horas extras.

Usualmente en el contrato de trabajo lo que se establece en la cláusula de jornada es que el trabajador se compromete a laborar las horas extra, o los días o los días feriados cuando el patrono así lo requiera y le sea solicitado con al menos equis tiempo de antelación.

Se puede concluir que a mayor tiempo de comunicación, mayor obligación tendrá el trabajador(a) de laborar esa jornada extraordinaria. A menor o corto tiempo de comunicación, el trabajador podrá excusarse y no laborar esa jornada extraordinaria.

9. ¿Hay una limitación de contratación por honorarios profesionales? Es decir, si tengo una persona por mucho tiempo con honorarios profesionales no se puede establecer que exista relación laboral.

El contrato de servicios profesionales no tiene un límite respecto al tiempo y no tiene implicación laboral para la empresa ni para el profesional independientemente de su duración.

El problema es cuando ese contrato de servicios profesionales en realidad está tratando de ocultar una relación laboral, lo cual termina siendo un riesgo para la empresa.

10.  Es válido el pago por horas, a ¿cuáles trabajos se aplica ese tipo de pago?

En el decreto de salarios mínimos se establece un número importante de ocupaciones para las cuales se establece un salario mínimo por hora. En algunas el salario mínimo es por mes.

11. ¿La certificación de lactancia puede ser de una clínica privada?

Sí. Está contemplado en los foros de protección para personas que tienen cierta condición que la ley les provee de un escudo para protegerse de posibles discriminaciones que han sido muy comunes a lo largo del tiempo a razón de su condición. 

12. ¿El contrato por destajo existe o se puede hacer y si se puede hacer cómo es?

Sí existe, está en el Código de trabajo referenciado desde 1943, y como empleadores nos corresponde saber que existe la figura, aprender a usarla y a plasmarla en un contrato para poder establecer lo que estamos entendiendo por destajo y cómo es que va a aplicar la remuneración en ese caso específico de nuestra empresa. Esta figura es muy utilizada por empresas agroindustriales.

13. ¿El contrato determinado, si la persona no funcionó, se puede despedir antes de que termine el contrato y que se le cancela?

En el contrato que incluye esto que conocemos como el periodo de prueba, durante estos primeros meses del contrato las partes, cualquiera de ellas, puede terminar el contrato sin tener ningún tipo de obligación frente a la otra. 

Si es por ejemplo la empresa, usualmente es porque alega el colaborador no cumplió con las condiciones de la posición que estaba desempeñando y no se superó el periodo de prueba. También podría ser válido que sea el trabajador al que no le parezcan las condiciones de la empresa. 

La libertad aplica en ambos sentidos, pero eso es para el contrato por tiempo indeterminado, que es sin una fecha específica de finalización. En el contrato por tiempo determinado no aplica el periodo de prueba y más bien, la jurisprudencia que analiza el tema nos dice que si una parte termina el contrato antes de la fecha de finalización va a tener que indemnizar a la otra por los daños que le causó.  

De hecho esto está incluso en el Código de Trabajo y se establece una forma de cálculo de esa indemnización, sin embargo, la parte que el Código no define es el tema de eventuales daños y perjuicios adicionales al lucro cesante, que es al dinero o el ingreso que yo dejé de percibir. 

El contrato sea por tiempo determinado nos da el derecho de terminarlo en el momento en que queramos si nos comprometimos a cumplir con una serie de condiciones, entre esas condiciones está la fecha de finalización. Aunque terminarlo antes sin haber negociado antes con la otra parte podría generar la necesidad de indemnizar algunos elementos que puede que no todos los tengamos claros en ese momento, sí se puede. 

Sin embargo, lo ideal sería negociar con la otra parte para terminarlo anticipadamente y de esa manera evitar demandas o reclamos con posterioridad.

14. Según la normativa, ¿Qué condiciones (registros, autorizaciones u otras) debe tener el bufete que funcione como centro RAC para que, al hacer contratos de finiquito por fin de la relación laboral, estos tengan validez legal? ¿Son de acatamiento obligatorio dichas condiciones?

Un centro RAC es de Resolución Alterna de Conflictos. En Costa Rica existe desde hace algunos años la ley de Resolución Alterna de Conflictos y Promoción de la Paz Social, que creó y fomenta la posibilidad de que si las partes de un contrato llegan a un conflicto, se puedan sentar en un centro de mediación o conciliación. 

Por esta vía de la negociación se puede llegar a una solución alterna a la vía judicial, que igual solucione nuestras expectativas en un periodo mucho más corto. Esto en lugar de tener que ir a un juzgado en el sistema judicial y establecer una demanda que usualmente toma años en ser resuelta. Es importante resaltar que esto aplica no solo en materia laboral sino también en por ejemplo un contrato de alquiler, un contrato de préstamo, etc. 

La ley le da el mismo valor de una sentencia judicial que a ese acuerdo, ajustándose a los requisitos o a las condiciones que la ley establece.  En el área laboral, de cada 10 casos que presentan algún tipo de conflicto en una empresa actualmente, alrededor de 8 se resuelven en la vía de conciliación, precisamente porque para el trabajador es mucho más ventajoso que esperarse a una demanda que puede tardar tres o cuatro años en resolverse. En contraste, con una conciliación en cuestión de un par de semanas ya se pudo haber resuelto el tema.

También para las empresas representa un ahorro en pago de honorarios de abogados, así como en pérdida de recursos y tiempo al tener que asistir a todas gestiones de tipo judicial.

La ley crea dos tipos de centros de conciliación, al menos para efectos laborales. Los primeros son los centros de conciliación del Ministerio de Trabajo que son gratuitos y por esta razón usualmente sus agendas presentan saturación, por lo que nos toca tener paciencia para que nos otorguen una cita, pero tampoco son cuatro años que tenemos que esperar. 

También se crean los centros privados de conciliación que tienen el mismo valor que los centros del Ministerio de Trabajo, de hecho con la reforma procesal laboral estos centros privados son autorizados y fiscalizados por el Ministerio de Trabajo. En estos centros es más rápido obtener una cita, pero no son gratuitos sino que cobran honorarios por sus servicios.

Independientemente del tipo de centro que se utilice, hay que tener presente el hecho de que las condiciones que ahí se negocian obligan a las partes, al punto que ese documento tiene valor de sentencia.  

En la pandemia se han utilizado mucho estos acuerdos para, por ejemplo, una empresa que ahorita está teniendo problemas financieros o económicos y necesitó despedir a 10 trabajadores, y no podía pagarle a esos 10 trabajadores el 100% la totalidad de sus derechos en un mismo día. 

En un centro de conciliación se puede pactar que con la firma del acuerdo la empresa va a pagar la mitad de la liquidación y después una cuarta parte se va a pagar a fin del mes que sigue y el último tracto al final del mes que sigue también. Si esa empresa incumple en el pago de unos de esos tractos es como que haya incumplido una sentencia, eso significa que el trabajador tiene derecho de solicitar el embargo a las cuentas o los bienes de esa empresa sin necesidad de establecer una demanda laboral, es simplemente la ejecución de una sentencia que era ese documento RAC. 

15. ¿Si contrato a alguien y le doy almuerzo y café, después esto es parte del aguinaldo? ¿Cómo puedo evitar pagar más, pero seguir ayudando a mi trabajador?

El tema del salario en especie es todo lo que le damos al trabajador(a) en bienes distintos al dinero y que implica una contraprestación.

Si el trabajador(a) logra demostrar que ese café o almuerzo era parte de su salario o que se le había ofrecido como parte de la remuneración cuando firmaron el contrato entonces podría generar algún tipo de problema porque al ser salario, aunque sea en especie, va a tener que pagar cargas sociales, retener impuestos cuando corresponda, reconocer en el aguinaldo, vacaciones, preaviso y cesantía.

Sin embargo en los últimos 3 años han habido algunas sentencias de la Sala Segunda que aclaran que estos beneficios que pueda dar una empresa no tienen que considerarse necesariamente salario en especie, haciendo referencia a la alimentación y al transporte.

16. ¿Me podrían ayudar en cuanto a la liquidación de un empleado, derechos laborales?

Respuesta: El Ministerio de Trabajo en su página web tiene una calculadora de liquidación que se puede usar de referencia. 

17. ¿A la hora de hacer un contrato lo debemos hacer ante un abogado o notario público?

No. Cuando se vaya a firmar un contrato de trabajo no se necesita un abogado o notario público que autentique las firmas, lo cual no implica que no se pueda hacer. Si la empresa o el trabajador(a) quiere darle un nivel de mayor formalidad al documento se puede hacer pero no es un requisito de validez.

18. ¿Nos puede recordar de qué hora a que hora comprende cada jornada laboral?

El artículo 136 del Código de trabajo establece:

• Jornada ordinaria diurna:  es el trabajo que se presta entre las 5:00 a.m. y las 7:00 p.m.
• Jornada nocturna: es la que se presta desde las 7:00 p.m. y las 5:00 a.m. del día siguiente.
• Jornada mixta: se compone de horas en el rango del día y horas en el rango de la noche.

Esto no significa, por ejemplo, que la persona trabaja de 5:00 a.m. a 7:00 p.m. en el primero de los casos, es que en ese rango esté definido cuál va a ser la jornada diurna.

19. ¿Cuál es la línea que divide el hostigamiento laboral a llamar la atención por trabajos mal hechos o errores?

No existe una línea clara porque no hay una ley al respecto. Lo que tendría que establecerse es que cuando la llamada de atención por trabajos mal hechos o por errores cometidos tengan una justificación válida, objetiva, completamente demostrable que ese error se dio y que ameritaba una amonestación o una corrección, se está aplicando  el poder disciplinario de la empresa y esto no implicaría ningún tipo de hostigamiento por parte de la empresa.

Si lo que se tiene más bien es una situación donde se trata de forma desproporcionada un eventual error que comete un trabajador(a) y se buscamos con esa forma desproporcionada de tratar el tema que la persona renuncie, ahí se puede estar frente a un tema de hostigamiento laboral.

20. Se puede exigir a una persona a trabajar de forma presencial aunque por efectos de riegos por tener asma el empleado no quiera asistir, todo esto después de haber pasado un tiempo trabajando desde la casa. 

Si no existe un criterio médico que justifique la imposibilidad de esa persona de regresar o de incorporarse a la prestación presencial de sus servicios, la persona debe presentarse a su centro de trabajo.

Si el médico especialista no recomienda la reincorporación presencial de la persona, la empresa debe acatar esa recomendación dado que si algo pasara la responsabilidad va a hacer de la empresa.

21.  He visto casos de pymes que contratan una trabajadora para labores en casa del propietario y en la empresa, a fin de llenar la jornada completa de la trabajadora, aún cuando tenga que mediar transporte de un lugar a otro o que se trabaje medio día en un lugar y medio día en otro. 

Se hace referencia a relaciones que tienen cierto grado de informalidad, donde incluso la persona trabaja un rato del día en un lugar y luego se desplaza a otro lugar. Si esa relación cumple el tema del salario mínimo de la trabajadora, está reportada a la CCSS, la persona recibe los derechos laborales y los desplazamientos no le generan a ella un costo significativo que le termine afectando a nivel de sus ingresos, la relación está bien manejada.

Lo importante es revisar que las obligaciones básicas de un contrato se estén cumpliendo sin afectar a la trabajadora.

22. En un contrato por tiempo determinado, si un trabajador decide renunciar, puede la empresa negociar con el colaborador para no recurrir ante un juez para el pago de indemnización.

Sí. Cualquier situación que se presente como parte de un contrato de trabajo puede ser objeto de conciliación en un centro RAC.

23. ¿El tiempo de descanso del almuerzo se contempla dentro del tiempo laboral?

En el artículo 136 del Código de Trabajo se define en 30 minutos el tiempo mínimo de descanso durante jornadas de trabajo continuas. Estos 30 minutos se entienden como tiempo laborado, es decir, es tiempo remunerado, tiempo que forma parte de lo que está contemplado dentro del salario de la persona trabajadora.

Si la jornada es fraccionada y tenemos una hora o más de descanso, ese tiempo no es remunerado.

24. ¿Existe una regulación que exija un número de horas de formación mínima en materia de seguridad industrial, salud ocupacional y medio ambiente a los trabajadores?

El Código de trabajo establece una serie de obligaciones para las empresas de acuerdo a su tamaño:

• Empresas de menos de 50 trabajadores: las obligaciones son de tipo documental. Por ejemplo, una comisión o un comité de salud ocupacional, tener todo un plan respecto al tema de salud ocupacional que esté debidamente inscrito ante el Ministerio de Trabajo, brindar capacitaciones a sus colaboradores, etc.
• Empresas de más de 50 trabajadores: las obligaciones aumentan ya que deben tener una oficina de salud y seguridad ocupacional dentro de la organización y coordinar con las autoridades, principalmente con el INS.

También es importante para aquellas empresas que están en modalidad de teletrabajo, ya que tienden a dejar este tema como secundario, prevenir y estar al tanto de las obligaciones que existen al respecto.